5 เรื่องที่องค์กรควรทบทวนหลังวิกฤติโควิด

เขียนโดย :

อ.ณรงค์วิทย์ แสนทอง

5 เรื่องที่องค์กรควรทบทวนหลังวิกฤติโควิด

วิกฤติโควิด 19 ถือเป็นช่วงเวลาของการเขย่าองค์กรในเรื่องต่างๆได้เป็นอย่างดี เพื่อทดสอบว่าองค์กรไหนมีอะไรที่แข็งแกร่งบ้าง อะไรที่หลุดๆหลอมๆอยู่บ้าง เพราะในช่วงสถานการณ์ปกติไม่มีใครรู้ ดูไม่ออกว่าระบบการบริหารจัดการองค์กรเรื่องไหนบ้างดีอยู่แล้ว เรื่องไหนบ้างที่ยังไม่ค่อยมีประสิทธิภาพ

วิกฤติโควิดถือเป็นการทดสอบภูมิคุ้มกันองค์กร และถือเป็นโอกาสดีในการทบทวนองค์กรด้านต่างๆดังนี้

1.  ทดสอบสุขภาพการเงิน
ไม่ว่าองค์กรเล็กหรือใหญ่ หากสถานะทางการเงินไม่มั่นคงไม่แข็งแกร่งจริง อาจจะผ่านวิกฤติได้ยาก ถือเป็นโอกาสดีที่จะได้ประเมินว่าเงินทุนสำรองมากพอหรือไม่ เป็นการทดสอบการบริหารกระแสเงินสดว่าทำได้ดีแค่ไหน สามารถเร่งเงินรับ ชะลอการจ่ายได้หรือไม่ และที่สำคัญคือในช่วงวิกฤติองค์กรสามารถบริหารจัดการเรื่องต้นทุนให้สอดคล้องกับรายได้ที่ลดลงหรือไม่ บางองค์กรรายได้ลดลงก็จริง แต่กำไรยังลดไม่มาก เพราะองค์กรสามารถบริหารจัดการต้นทุนคงที่ได้ดีหลังจากผ่านวิกฤติโควิด องค์กรควรจะต้องหันมาทบทวนสุขภาพด้านการเงินขององค์กรให้มากขึ้น ทั้งเรื่องกระแสเงินสด เรื่องเงินทุนสำรองเผื่อฉุกเฉิน เผื่อขาดทุน เผื่อการลงทุน เรื่องการบริหารต้นทุนประเภทต่างๆ
2. ทดสอบโครงสร้างองค์กร
ช่วงวิกฤติที่ผ่านมาหลายองค์กรมีการลดขนาด ยุบหน่วยงานบางหน่วยงานลง แต่ธุรกิจยังดำเนินต่อไปได้ บางหน่วยงานมีจำนวนตำแหน่งงาน จำนวนคนเยอะเกินไป บางตำแหน่งไม่จำเป็นต้องมีก็ได้ บางตำแหน่งจ้างคนนอกดีกว่าจ้างพนักงานประจำ บางหน่วยงานยุบหรือควบรวมเข้าด้วยกันก็ได้ เพราะไม่จำเป็นต้องมีผู้บริหารหลายคน บางองค์กรได้เห็นว่าโครงสร้างที่เป็นอยู่ไม่คล่องตัวไม่มีประสิทธิภาพในการทำงานโดยเฉพาะในช่วงที่เกิดวิกฤติ เพราะองค์กรออกแบบโครงสร้างเป็นแบบไซไล(หน่วยงานใครหน่วยงานมัน แต่ละหน่วยงานเป็นผู้เชี่ยวชาญในแต่ละวิชาชีพ)ทั้งๆที่ลักษณะงานในองค์กรเปลี่ยนเป็นการบริหารงานแบบเน้นกระบวนการ เน้นโซลูชั่นมากกว่าเน้นการทำงานเป็นฟังก์ชั่นเหมือนในอดีต
หลังวิกฤติลองทบทวนดูว่าองค์กรของเราควรมีกี่สายงานดี แต่ละสายงานควรมีกี่หน่วยงานดี แต่ละหน่วยงานควรมีกี่ระดับดี แต่ละระดับควรมีกี่ตำแหน่งดี แต่ละตำแหน่งควรมีกี่คนดี รวมถึงการพิจารณาต้นทุนแรงงานด้วยว่าคุ้มค่ากับงานที่ทำหรือไม่ คนทำงานต่ำกว่าค่างานหรือไม่ คนทำงานเต็มประสิทธิภาพหรือไม่

3.ทดสอบประสิทธิภาพในการทำงาน

ในสถานการณ์ปกติเราอาจจะไม่รู้หรอกว่าหน่วยงานไหน กระบวนการไหนมีประสิทธิภาพหรือไม่ ยกเว้นว่าจะเกิดปัญหาขึ้นมาเท่านั้น แต่พอเจอช่วงวิกฤติการทำงานทุกอย่างต้องเปลี่ยนไป รู้ได้เลยว่างานไหนขั้นตอนเยอะเกินไป งานไหนใช้เวลามากเกินไป งานไหนมีรอยรั่ว งานไหนติดขัดตรงไหนหลังวิกฤติให้ถือโอกาสทบทวนทั้งกระบวนทางธุรกิจ(Business Processes) กระบวนการทำงาน(Working Processes) และวิธีการทำงาน(Work Instruction) เพื่อให้มั่นใจว่าทุกขั้นตอนทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ(ขั้นตอนน้อย ทำงานได้เร็ว ประหยัด ผลผลิต คุณภาพ) และถือเป็นการรื้อระบบเอกสารการทำงานที่เคยเขียนไว้ในช่วงก่อนวิกฤติดูว่าการทำงานจริงกับเอกสารที่เขียนไว้ตรงกันหรือไม่

4.ทดสอบศักยภาพผู้นำ

เมื่อวิกฤติมาแบบไม่ทันตั้งตัว เหมือนกับนักเรียนที่คุณครูเข้ามาและบอกว่าวันนี้สอบ ผู้นำที่เก่งและแกร่งเท่านั้นที่จะผ่านด่านนี้ได้ องค์กรจะได้รู้ว่าผู้นำคนไหนเก่งอย่างเดียวแต่ไม่แกร่ง ผู้นำบางคนไม่เก่งแต่แกร่ง ในขณะที่ผู้นำบางคนทั้งเก่งและแกร่ง คำว่าแกร่งคือสามารถบริหารงานบริหารคนในภาวะวิกฤติได้ แม้ทรัพยากรน้อย คนไม่พอ ทุกอย่างเร่งรีบ ทำหลายๆอย่างในเวลาเดียวกัน

5.ทดสอบขวัญและกำลังใจพนักงาน

ช่วงวิกฤติที่ผ่านมาเปรียบเสมือนการทดสอบระบบการสร้างความผูกพันของพนักงานต่อองค์กร ที่เรามักจะบอกว่าให้ดูที่พนักงานรักองค์กรไหม พนักงานทุ่มเททำงานให้องค์กรไหม และพนักงานพร้อมที่จะอยู่หรือจากองค์กรไปไหมหากองค์กรเจอวิกฤติหรืออาจจะดูในมุมที่ว่าพนักงานคนไหนมีใจอยากจะช่วยองค์กรในยามวิกฤติมากกว่าตำแหน่งหน้าที่หรือไม่

สรุปว่าวิกฤติโควิดที่กำลังจะผ่านไป องค์กรควรจะนำเอาผลการเขย่าองค์กรในครั้งนี้มาทบทวนเพื่อปรับปรุงสุขภาพองค์กรในด้านต่างๆให้มีความพร้อมมากกว่าเดิม เพื่อป้องกันหากเกิดวิกฤติขึ้นอีก และเพื่อให้องค์กรเติบโตก้าวหน้าหลังจากวิกฤติผ่านไป หากองค์กรไหนทบทวนเรื่องเหล่านี้อยู่ตลอดเวลา ก็จะไม่มีปัญหาในช่วงวิกฤติอย่างแน่นอน

เขียนโดย :

อ.ณรงค์วิทย์ แสนทอง

วิทยากร ที่ปรึกษา นักเขียน

ทำอย่างไรให้ KPI เรื่องกำไรบรรลุเป้าหมาย? 

10 เหตุผลที่ทำให้ระบบ KPIs ล้มเหลว 

OKRs กระแสหายไปไหน? 

NS Values Co., Ltd. All rights reserved. 2019-2020