เบื่อไหมกับ “การโดนผู้บริหารตำหนิ!!!!!”
เบื่อไหมกับ “การทำงานที่ด้อยประสิทธิภาพ!!!!!”
เบื่อไหมกับ “การที่จะต้องมานั่งตอบ CAR เรื่องเดิมๆ!!!!!”
เบื่อไหมกับ “การปฏิบัติงานที่ผิดพลาดซ้ำๆ ของลูกน้อง!!!! ”
เบื่อไหมกับ “การที่ต้องมาบ่นลูกน้องจนปากเปียก ปากแฉะแต่ไม่มีอะไรดีขึ้นมา”

ถ้าเบื่อวันนี้ผมมีเรื่องดีๆมาแนะนำเพื่อแก้ไขและปัองกันปัญหานี้ครับ

สำหรับบทความที่แล้วเราได้เรียนรู้วิธีการจัดการเพื่อทำให้พนักงานทำตาม WI กันไปแล้วนะครับ สำหรับบทความตอนนี้เรามาเรียนรู้ 2องค์ประกอบหลักของการทำงานให้ประสบความสำเร็จกันต่อเลยนะครับ
จากประสบการณ์ที่เคยทำงานเป็นหนุ่มโรงงานทั้งหัวหน้า และผู้จัดการรวมไปถึงได้มีโอกาสไปบรรยายให้กับบริษัทต่างๆรวมๆ ก็ยี่สิบกว่าปีทำให้ได้เห็นเรื่องราวปัญหาการทำงานผิดพลาดของพนักงานมากมายเพราะต้อง CAR (Corrective Action Report) เป็นประจำและสาเหตุหนึ่งที่ผมมักจะเขียนตอบไปในใบ CAR ก็คือ
“พนักงานไม่ทำตาม WI” และถ้าหากคิดวิเคราะห์ (AnalyticalThinking) เพื่อหาสาเหตุที่ทำให้เกิดปัญหาดังกล่าวก็จะพบว่าจะประกอบด้วย 2 ปัจจัยหลักๆได้แก่

1. การปฏิบัติงานของพนักงาน และ
2. WI (Work Instruction) และคู่มือการปฏิบัติงาน รวมไปถึง Procedureต่างๆซึ่งสองปัจจัยนี้ถ้าหากเรานำมาพิจารณาความสัมพันธ์ก็จะได้ผลลัพธ์ดังภาพซึ่งมีอยู่ด้วยกัน 4 กลุ่ม ดังภาพ


ภาพแสดงความสัมพันธ์ระหว่างการปฏิบัติงาน

กับความถูกต้องของเอกสาร

1. ราบรื่น หมายถึง การทำงานที่ราบรื่น ถูกต้อง ครบถ้วนสมบูรณ์นั่นก็เพราะว่าเอกสารคู่มือการทำงานต่างๆเราจัดเตรียมเอาไว้นั้นมีความถูกต้องครบถ้วน สมบูรณ์ในทุกๆขั้นตอนการปฏิบัติงาน
และที่สำคัญพนักงานสามารถปฏิบัติได้จริงๆ(ไม่ใช่เขียนเพื่อให้ได้แค่เขียน)และพนักงานพนักงานทุกคนมีความเข้าใจในเอกสารที่เราจัดทำเอาไว้เป็นอย่างดี และพนักงานทุกๆคนก็น่ารัก คือ ทำตามกันทุกคน ถ้าบริษัทใดหรือองค์กรไหนมีการทำงานแบบนี้รับรองได้ครับว่าปัญหาในการทำงานจะน้อยมากๆ และจะรุ่งเรืองแน่นอน

2.ปัญหา หมายถึง การทำงานที่มีแต่ปัญหา ๆๆๆ มาให้ปวดหัวปวดใจ ปวดสมองอยู่บ่อย
ซึ่งเกิดจากการที่พนักงานไม่ยอมปฏิบัติตามเอกสารที่จัดทำไว้อย่างครบถ้วนสมบูรณ์ ถ้าหากใครเจอปัญหานี้แล้วละก็ผมได้แนะนำวิธีการจัดการกับปัญหานี้ไว้ในบทความตอนที่แล้วที่มีชื่อว่า
“เทคนิคที่ทำให้ให้พนักงานทุกคนตาม WI” เชิญอ่านได้นะครับ

3. สับสน หมายถึง การที่พนักงานที่ตั้งใจทำงานดีมากๆแต่เกิดความสับสน ทำงานไม่ถูก ไม่รู้จะทำงานอย่างไรดี เพราะเอกสารคู่มือประกอบการทำงานต่างๆล้วนแล้วแต่ไม่ตรงกับการปฏิบัติงานจริงหรืออาจจะไม่ update ให้ทันสมัยจึงทำให้เกิดปัญหามากมายตามมาอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ เช่นเกิดความสูญเสีย ชิ้นงานเสียหาย หรือมีความผิดพลาด อุบัติเหตุ เป็นต้นซึ่งถ้าเกิดปัญหานี้แล้วจะมาโทษว่าพนักงานไม่ทำงานตาม WIไม่ได้เด็ดขาดนะครับดังนั้นก่อนที่เราจะออกเอกสารต้องคิดใคร่ครวญให้ดีๆเพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาด และมีปัญหาตามมาเป็นหางว่าว
สำหรับวิธีการแก้ไขปัญหานี้ผมขออธิบายเป็นข้อๆ ดังนี้ครับ
1. ควรเข้าไปศึกษา WI และเอกสาร หรือคู่มือประกอบการทำงานเช็คชีท พารามิเตอร์ Condition Table OPL (One PointLession) ต่างๆ ใหม่ทั้งหมด
2. ศึกษาวิธีการปฏิบัติงานของพนักงานที่หน้างาน (shop floor)อย่างจริงๆ จังๆ แล้วทำการปรับใหม่ให้ถูกต้องเหมาะสมกับการทำงานมากที่สุด
3. จัดทำคู่มือการสอนภาคทฤษฎี และปฏิบัติ และแผนการสอนข้อสอบ จากนั้นก็สอน และสอบพนักงานเพื่อยืนยันและตรวจสอบความเข้าใจของพวกเขา

4. ติดตาม และประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงาน
5. กรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงปัจจัยการผลิต (4M Change) ได้แก่ 1.เปลี่ยนคน (Man) 2.เปลี่ยนเครื่องจักร เครื่องมือ (Machine) 3.ขั้นตอนวิธีการทำงาน หรือพารามิเตอร์ /(Method) 4.
เปลี่ยนวัตถุดิบ บรรจุภัณฑ์ (Material) ที่ส่งผลต่อคุณภาพและการปฏิบัติงาน ไม่ว่าจะเปลี่ยนเล็กๆน้อยๆหรือเปลี่ยนใหม่ทั้งหมดก็ต้องรีบแก้ไขเอกสาร และนำมาสื่อสารอบรมให้พนักงานทุกคนรับทราบโดยเร็วที่สุดด้วยนะครับโดยอาจจะประชุมก่อนเริ่มงาน เขียนสมุดต่อกะแจ้งทางไลน์กลุ่มของเราก็ได้นะครับสำหรับการอบรมพนักงานนั้น เราสามารถต่อยอดไปสู่การจัดทำSkill Matrix ซึ่งผมจะนำมาอธิบายต่อไปนะครับ และที่ลืมไม่ได้เลยคือ

6. ยุ่งเหยิง (มั่ว) หมายถึง การทำงานโดยที่ไม่มีหลักอะไรจะยึดเลยเนื่องจากเอกสารก็ไม่ตรงความจริง ไม่ Updateใช้เป็นแนวทางในการทำงานก็ไม่ได้ซึ่งสาเหตุที่ทำให้เกิดความยุ่งเหยิงนี้อาจจะมีสาเหตุสองประการ ดังนี้สาเหตุแรก พนักงานลองทำในตาม แต่ล้มเหลวโดยตอนแรกพนักงานก็จะพยายามทำตามเอกสารที่ใช้ไม่ได้เหล่านั้นสักพักหนึ่ง แต่เมื่อลองทำตามไปเรื่อยๆ จนรู้สึกว่า WIที่มีอยู่นั้นใช้งานไม่ได้แล้วละก็เขาก็จะเกิดความสับสนไม่รู้จะเลือกวิธีการปฏิบัติงานอย่างไรกันแน่ก็เลยเอาตัวรอดด้วยการคิดหาวิธีการทำงานด้วยตัวเอง แล้วก็ทำตามๆกันไปแบบงงๆ เพื่อให้งานออกมาก่อน ส่วนสาเหตุที่สองนั้นพนักงานไม่สนใจในเอกสารประกอบการทำงานเลย เชื่อมั่นในตนเองและคิดว่าตนเองทำได้ดีกว่า เร็วกว่า มีประสิทธิภาพมากกว่าเอกสารที่หัวหน้า หรือวิศวกรจัดทำขึ้นมาโดยส่วนใหญ่แล้วมักจะเกิดกับพนักงานที่ทำงานมานานๆ
มีประสบการณ์มากๆ จนเก๋าเกมวิธีการปฏิบัติของพนักงานกลุ่มนี้นั้นก็ไม่ต้องพูดถึงละ
ไม่มีมาตรฐานที่แน่นอนเพราะพวกเขาปรับเปลี่ยนไปตามความรู้สึกของตนเองไม่สนใจวิชาการ
สนแต่วิชากู (วิชากู หมายถึง การนำความคิดของตนเองเป็นหลัก)และเมื่อปัญหาเกิดขึ้นจากความยุ่งเหยิงแล้วละก็ยากมากๆที่จะหาสาเหตุที่แท้จริงได้ เพราะไม่รู้จะไปตรวจสอบอ้างอิงวิธีการไหนดีเรื่องยุ่งเหยิงนี้เจ็บปวดสุดๆ สำหรับหัวหน้างานทุกคนสำหรับวิธีการแก้ไขก็เหมือนกับการจัดการกับปัญหาความสับสนและควรเพิ่มเติมการปรับทัศนคติของพนักงานให้เกิดความเชื่อมั่นในคู่มือ
และเอกสารประกอบการทำงานต่างๆที่เราจัดทำขึ้นเพราะพวกเขาเหล่านั้นอาจจะห่างหายจากความเชื่อใจในคู่มือที่เราทำมานานมาก ซึ่งเราต้องยอมรับความจริงในข้อนี้ด้วยนะครับสำหรับแนวคิดในการปรับปรุงเพื่อแก้ไขปัญหาการที่พนักงานไม่ปฏิบัติงานตาม WIและเอกสารประกอบการทำงานต่างๆที่เรากำหนดไว้นี้ เป็นแนวทางง่ายๆที่สามารถทำได้จริง และเห็นผลจริงๆ เพราะผมก็เคยผิดพลาดและเบื่อกับปัญหาต่างๆที่เกิดขึ้นเหล่านั้น ลองนำไปประยุกต์ใช้ดูนะครับ
รับรองได้เลยครับว่า WI ที่เราจัดทำขึ้นมาใหม่นั้นจะเป็น WIที่ทุกคนรักอย่างแน่นอน

สุดท้ายขอฝากคมคิดสะกิดใจที่ว่า “ยอมเสียเวลาเพื่อแก้ไข WIและเอกสารประกอบการทำงานให้ถูกต้องสักนิดดีกว่าที่จะนั่งคิดแก้ไขปัญหาให้ปวดสมอง” โชคดีนะครับ

Follow us: